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REGLEMENT Et consignes

Présentation du défi

Le club de VTT "ROUEN EST V2T" organise les "24 heures de Normandie VTT". C’est une épreuve d’endurance, en relais par équipe de 2 à 6 participants ou en individuel. Elle consiste, pour chaque équipe, à parcourir le plus grand nombre de fois une boucle sur la commune de Bonsecours (76). Le départ est donné le samedi 26 mai 2018 à 14h, l’arrivée est fixée le 27 mai 2018 à 14h.

Les équipes

Les inscriptions sont ouvertes aux personnes de 16 ans et plus et limitées à 600 participants. Un équipier ne peut s’inscrire aux 24H que dans une seule équipe. Les -18 ans doivent obligatoirement participer en équipe de 4 vététistes minimum. Une autorisation parentale est obligatoire pour les mineurs.

Les participants

Les 24 heures de Normandie VTT sont ouvertes à tous les vététistes licenciés ou non.

Pour les participants qui ne sont pas licenciés de la FFC, d'UFOLEP section cyclisme, de la FSGT, FFTRI ou FFH , la fourniture d’un certificat médical de moins de 1 an au moment de l'épreuve spécifiant la non contre-indication à la pratique du VTT est obligatoire.

Pour tous les licenciés FFC, UFOLEP section vélo, FSGT, FFTRI et FFH, la fourniture d’une photocopie de la licence de l’année en cours est obligatoire.

Inscriptions - Annulation

Les inscriptions seront ouvertes à compter du 16/12/2017, elles ont vocation à réserver un emplacement jusqu'à la validation du dossier par l'Organisation.

Le capitaine devra veiller à la parfaite complétude du dossier d'inscription de son équipe (scann ou copie licence, certificat médical et autorisation parentale le cas échéant) et avoir effectué le paiement.

En cas d'annulation de l'inscription d'un participant (ou d'une équipe), les frais d'inscription ne seront pas remboursés. Cette clause est valable quelles que soient les raisons de l'annulation.

Toutefois, il sera possible de remplacer un équipier en envoyant toutes les coordonnées de son remplaçant ainsi que tous les documents nécessaires à l'Organisation (licence autorisée ou bien certificat médical conforme à ce règlement - voir chapitre LES PARTICIPANTS ci-dessus).

Parcours et sécurité

Le parcours est entièrement tracé sur la commune de Bonsecours. Le parcours empruntera des chemins forestiers, des chemins de plaines, des routes sécurisées et des terrains herbacés.

Par nature, le VTT est un sport qui nécessite une très grande prudence et une attention de chaque instant, l'Organisation décline toute responsabilité quant à la présence d'obstacles divers sur le parcours tels que pierres, branches, racines et tout autre objet ou personne, pouvant occasionner une chute ou une blessure aux participants ou accompagnants. Chaque participant s'engage à adapter sa vitesse aux conditions du parcours et vis à vis des autres vététistes ou spectateurs.

Le circuit est ouvert aux reconnaissances dès le samedi de 10h à 13h. Les reconnaissances ne peuvent se faire qu’en VTT (port du casque obligatoire) ou à pied. Aucune reconnaissance ne sera autorisée en dehors de ce créneau.

Le circuit ne sera pas éclairé. De ce fait, chaque vététiste devra se munir d’un éclairage permettant la pratique du VTT nocturne dans de bonnes conditions de sécurité.

Le parcours reste le même le jour et la nuit mais les organisateurs se réservent le droit de shunter une partie du parcours en fonction des conditions climatiques ou de l’état du parcours ou pour des raisons de sécurité.

Frais de participation

Les frais d’engagements sont fixés pour l’épreuve 2018 à :

-40 Euros / participant

-50 Euros / participant avec l’option tonnelle

Ce prix comprend l’assurance, la pasta-party, le petit-déjeuner le dimanche matin, un souvenir de l’épreuve, la plaque de cadre, un ticket de tombola, la remise en forme par les kinés et les sourires des organisateurs.

Départ, horaires, relais

Un briefing pour tous les capitaines d’équipe aura lieu à 13h00. La mise en grille sera réalisée à 13h45 sur le stade de foot, un coéquipier tenant le VTT du premier partant. Le départ sera donné samedi à 14h00. Le premier relayeur traversera alors le stade de foot à pied pour récupérer son VTT et partira pour son premier tour. L’organisateur se réserve le droit, en fonction de circonstances particulières, des conditions climatiques notamment, de retarder l’heure de départ et/ou éventuellement d’avancer l’heure d’arrivée. L’annonce sera faite par micro.

La fin du défi est fixée 24 heures précises après l’heure exacte de départ, sous l’autorité du responsable de l’épreuve. Le moment exact de fin de l’épreuve sera communiqué au micro. Au top de fin de l’épreuve, tout départ sur le parcours sera interdit. Tout tour entamé mais non terminé à ce moment là ne sera pas comptabilisé. Le pointage électronique se fera au niveau du podium et les résultats du décompte des tours seront affichés sur grand écran. Le relais entre coéquipiers ne peut avoir lieu que dans les stands, devant l’emplacement de l’équipe. Tous les passages de témoin constatés hors zone relais entraîneront une pénalité de 4 tours pour l’équipe concernée. Les relais se font à l’initiative des équipes. Durant toute l’épreuve, chaque équipe ne doit avoir qu’un seul vététiste sur le circuit.

Le matériel

Seuls les VTT en bon état sont admis et doivent satisfaire aux normes de sécurité.

Les VTT doivent être équipés, la nuit, d’un éclairage avant et arrière. Les organisateurs se réservent la possibilité d’interdire le parcours la nuit pour les VTT dont l'éclairage serait insuffisant.

Le port du casque est obligatoire. Le port de vêtements ou baudriers fluorescents est vivement conseillé.

Les plaques de cadre doivent rester lisibles.

Les solos doivent porter à l’arrière la plaque ou dossard fourni par l'organisation. Les autres vététistes doivent adapter leur attitude ou vitesse au regard de cette information.

VTT à assistance électrique & tandems (a indiquer sur le formulaire d'inscription)

Les VTT à assistance électrique sont autorisés à participer mais dès lors qu’une équipe présente un VTT de ce type pour l’un de ses participants, l’équipe sera classée séparément.

Les tandems sont autorisés à participer à l’épreuve mais la nature du parcours n’est pas nécessairement propice à leur utilisation en raison de virages très courts à différents endroits.

Accueil des équipes

L’accueil des vététistes sur le site a lieu dès le vendredi de 17h à 20h ainsi que le samedi matin de 8h00 à 12h30. Les vérifications administratives auront lieu le samedi matin entre 10h et 13h00 (un fléchage sera mis en place). Chaque équipe se verra remettre une puce ou bien un bracelet électronique (caution de 10€ rendu à la fin de l’épreuve), chaque participant recevra une plaque de cadre, des tickets pour le repas du soir et le petit déjeuner, un ticket de tombola et un cadeau-souvenir de l’épreuve.

Hébergement des équipes

Les emplacements auront une surface de 48 m² environ. Un emplacement pourra regrouper de 1 à 3 équipes (au maximum 6 participants). Une tonnelle de 3m x 3m est disponible en option pour chaque emplacement.

Il n'est pas fourni de point électrique, de rallonges ou autre, veillez donc à bien charger vos batteries notamment pour l'éclairage des VTT. L'utilisation de groupes électrogènes et de barbecues est formellement interdite dans le village-participants.

Il est admis 1 véhicule par emplacement. Ces véhicules devront être mis en place le samedi avant 12h30 et ne pourront plus être déplacés jusqu’au dimanche 14 heures.

Les autres véhicules des équipiers devront être garés sur les parkings aménagés autour du circuit prévus à cet effet, aucun véhicule ne pourra circuler une fois le défi lancé.

Les emplacements devront être libérés et nettoyés pour le dimanche à 16 heures. Les équipes s’engagent à conserver leur emplacement en parfait état durant leur séjour.

Déroulement du défi

Le défi consiste à réaliser le plus grand nombre de tours en 24 heures. Seuls sont comptabilisés les tours terminés avant 14 heures le dimanche.

Chaque équipe effectue ses relais uniquement devant son emplacement. Ils se font par la transmission du bracelet électronique porté à la cheville du vététiste en piste. Tout autre emplacement du bracelet électronique peut ne pas enregistrer un tour et aucune réclamation ne pourra être retenue.

La perte de la puce magnétique devra être signalée à l’organisation par le capitaine de l’équipe. Seul le "responsable sécurité" est habilité à traiter ce problème. Cette perte entraine à minima la non comptabilisation du tour. Une nouvelle caution de 10€ sera exigée pour la remise d'une autre puce. Les 10€ de caution versés à l’inscription seront rendus à la restitution de la nouvelle puce.

Le tour de circuit doit être effectué en entier par un seul et même équipier, même en cas d'incident (crevaison, bris...). Le nombre de tours effectués entre chaque relais est libre.

Seule l’assistance mécanique entre participants est autorisée, et pour ce faire, emprunter le parcours à l'envers à VTT est formellement interdit. L’assistance extérieure (spectateur, mécanicien, etc) est interdite sur le circuit. Il est interdit de permettre à un vététiste non inscrit de participer au sein d'une équipe (même pour un seul tour de circuit) à l'épreuve.

Les tours crédités d’un temps incohérent (ex : trop court) ne seront pas comptabilisés.

Sanctions

Tout manquement à ce règlement ainsi que tout comportement pouvant entraîner des dommages à autrui ou pouvant fausser le résultat sera pénalisé.

Les sanctions pouvant être la suppression de 1 ou plusieurs tours, voire la disqualification du vététiste ou de l’équipe.

Chaque participant s’engage à accepter ce règlement et à le respecter.

Secours & bien être

Un poste de secours fixe sera mis en place à proximité du village- participants. Ce poste sera tenu par des secouristes agréés.

Un pool de kinésithérapeutes sera aussi gracieusement mis à disposition des Vététistes pour leur assurer une bonne condition physique au cours des 24 heures.

Utilisation de l’image

En acceptant le présent règlement, les participants autorisent les organisateurs et les partenaires des 24 heures VTT Normandie à exploiter les images de l'épreuve sans que ceux-ci puissent s'y opposer au titre du droit à l'image, ni prétendre à une quelconque contrepartie financière.

Respect de la nature et du site

Tout participant qui sera surpris en train de jeter son bidon, son emballage de barre énergique ou tout autre détritus sur le parcours ou ses abords sera exclu et son tour annulé. Tous les participants sont également tenus de nettoyer leur emplacement de camping et de déposer leurs déchets dans les sacs poubelles mis à dispositions à chaque emplacement ou dans les bennes disponibles sur le site.

Toutes les équipes s’engagent à cohabiter dans le village-participants de manière responsable, à savoir sans nuisance pour l’environnement et sans nuisance sonore.

Les équipes disposant de plusieurs véhicules devront les stationner sur les zones de parking disponibles à proximité.

Assurance

L’organisateur s’engage à souscrire des polices d’assurances couvrant les risques liés aux points listés ci-dessous suivants :

- responsabilité civile du club organisateur et de tous les membres de l’organisation

- responsabilité civile et risques liés à l’épreuve sportive pour les participants

- risques liés à l’organisation pour les bénévoles

- matériel prêté par des entreprises partenaires (sauf pour les véhicules).

En outre, l’organisateur ne saurait être tenu pour responsable d’une chute ou d’un accident, et de leurs conséquences, survenus sur le circuit ou en dehors, que cela concerne un participant inscrit ou bien une personne accompagnatrice non inscrite officiellement à l’épreuve.

Tout participant est vivement invité à vérifier sa couverture assurance « accidents » avant sa participation à l’épreuve. Il reconnait être informé qu’il peut avoir intérêt à souscrire des garanties complémentaires d’assurance de personnes couvrant notamment les dommages corporels et / ou sa responsabilité civile ainsi que celle des membres de sa famille présents sur le site de l'épreuve pendant l'épreuve.

Repas

Tous les équipiers bénéficient d’un repas le samedi soir « pasta-party » servi entre 19h00 et 22h00 et d’un petit déjeuner le dimanche matin servi entre 7h00 et 9h00.

Pour les accompagnants ou les visiteurs, un food-truck servira des repas le samedi soir et le dimanche midi aux abords du village-participants.

Commodités

Les participants et leurs accompagnateurs bénéficient de douches chaudes permanentes 24h/24h dans les vestiaires du stade de foot et dans la salle de sport de Bonsecours. Des blocs sanitaires sont disponibles à tout moment autour du village-participants, dans les vestiaires du stade de foot et dans la salle de sport de Bonsecours.

Entretien des VTT

Des postes de lavages pour les VTT sont mis à disposition pendant l’épreuve.

Un vélociste partenaire proposera une assistance mécanique sur le stand exposant au cours de l’épreuve. La main d’œuvre sera offerte mais toutes les pièces resteront à la charge du vététiste qui en assurera le paiement immédiat au prestataire. Les participants pourront aussi trouver du consommable classique.

Réclamations

Les réclamations devront être déposées par le capitaine d’équipe auprès du responsable de l’épreuve présent sur le stand de Rouen Est V2T. Le capitaine de l’équipe est le seul interlocuteur pour le responsable de l’épreuve. Les réclamations devront être déposées au plus tard 15 minutes après l’affichage des résultats.

Le responsable de l’épreuve et le responsable sécurité sont habilités à prendre toutes les mesures en réaction aux actes de tricherie et aux actes d’insécurité et donc faire modifier le classement en fonction de pénalités attribuées.

Modification du règlement

Ce présent règlement pourra être modifié à tout moment par le comité d’organisation jusqu’à la date de clôture des engagements à savoir le 30 avril 2018. Toute nouvelle version du règlement sera mise en ligne sur le site de l’épreuve www.24hvttnormandie.com.

Annulation de l’épreuve

L'Organisation s'octroie le droit d'annuler l'épreuve en cas de force majeure, en cas d'un trop faible nombre de participants ou encore tout autre cas indépendant de notre volonté. Aucun recours ne pourra être exercé, l'Organisation s'engage à rembourser les frais d'inscription des équipes.

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